Archiwizacja dokumentów – usługa skanowania i kopiowania
Codziennie firmy generują spore ilości przeróżnych dokumentów. Gospodarowanie dokumentacją angażuje pracowników i wymaga przestrzeni, przez co spada wydajność pracy a jej koszty rosną. W związku z tym wiele firm decyduje się na archiwizację dokumentów korzystając z usług firm zewnętrznych, które posiadają odpowiednie urządzenia oraz doświadczenie.
Archiwizacja dokumentów – w odpowiedzi na potrzeby Klientów oferujemy masową digitalizację (skanowanie), kopiowanie oraz masowy druk dokumentacji elektronicznej:
Skanowanie (digitalizacja) ręczne i automatyczne – ręcznie skanujemy delikatne dokumenty takie jak dokumenty archiwalne, starodruki, stare książki, rękopisy, które muszą być ręcznie sprawdzone pod względem dokładności oraz w oprawione książki, które nie mogę być rozcięte ani rozwiązane. Cała reszta dokumentów na typowym papierze (70-90g/m2 papier zwykły) skanowana jest automatycznie w stosunkowo krótkim czasie.
Masowe kopiowanie – oferujemy kopiowanie dużych ilości dokumentacji, na potrzeby przetargów, postępowań zakupowych czy też realizacji dużych projektów budowlanych. Usługa może być łączona z masowym skanowaniem.
Masowy druk – oferta dla firm operujących głównie na dokumentach w wersji elektronicznej i/lub firm potrzebujących dużych ilości druku przy realizacji projektów poza siedzibą firmy (np. place budowy itp.)
Z digitalizacją oraz kopiowaniem dokumentów wiążą się następujące czynności:
- przygotowanie do masowego skanowania/kopiowania – wyjęcie z segregatorów i koszulek, usunięcie zszywek czy spinaczy oraz adnotacji, prostowanie i sortowanie
- skanowanie dokumentów lub skanowanie z jednoczesnym kopiowaniem
- indeksowanie
- walidacji danych
- przekazanie zeskanowanej dokumentacji na nośnikach cyfrowych (CD, DVD, pendrive, itp.) i/lub kopii dokumentacji (w zależności od potrzeb Klienta pliki mogą być zbindowane i udostępnione w kartonach, segregatorach, koszulkach itp)
Pomieszczenia, w których przebiega proces archiwizacji są monitorowane a dostęp do nich mają tylko i wyłącznie uprawnieni pracownicy. Kopie oryginalnych dokumentów są umieszczane w pudłach archiwizacyjnych a dokumenty zeskanowane w dowolnym formacie (PDF, TiFF, JPEG oraz BMP) na nośnikach typu płyta CD/DVD, pendrive.
Formaty przetwarzania dokumentów:
- skanowanie oryginałów do formatu A3 maksymalnie,
- kopiowanie oryginałów od formatu B6 do A3,
- drukowanie od formatu A5 do A3.
Tryby przetwarzania dokumentów: czarno- biały/ odcienie szarości/ kolor.
W ofercie posiadamy również oprogramowanie OCR umożliwiające szybką i łatwą archiwizację dokumentów do postaci edytowalnej – SmartSCAN oraz SafeQ, które ponadto umożliwia kontrolę ilości druku oraz jego kosztu.